ANNONCE
Når gæstelisten vokser, vokser mængden af praktiske detaljer som regel med. Der skal være nok stole, glas og tallerkener, måske skal festen foregå i telt, og nogle arrangementer kræver også lys, varme eller aktiviteter.
Det kan hurtigt blive uoverskueligt, hvis alt planlægges som enkeltstående indkøb. En mere enkel metode er at dele arrangementet op i nogle få områder og tage stilling til hvert område for sig. På den måde bliver det lettere at se, hvad man allerede har, og hvad der eventuelt skal lejes.
Begynd med rammer og siddepladser
Det første område er selve rammen om festen.
Skal gæsterne være indendørs, eller skal arrangementet holdes i haven? Hvis festen foregår udendørs, kan et telt skabe et samlet område til middag og samvær. Derefter skal der tages stilling til borde og stole.
Her er gæsteantallet naturligvis afgørende, men bordopstillingen betyder også noget. Lange borde, runde borde og mindre grupper kræver forskellig plads, og der skal stadig være mulighed for at bevæge sig rundt mellem gæsterne.
Det kan derfor betale sig at få styr på:
- antal gæster
- telt eller andet overdækket område
- antal borde
- antal stole
- plads til gangarealer
- eventuelt gulv under teltet
En festudlejer kan være relevant, når flere af disse behov skal løses på én gang. En af de virksomheder, der arbejder med udlejning af både telt, møbler, service og andet festudstyr, er Festgear.
Det giver mulighed for at tænke flere dele af arrangementet sammen frem for at finde hver enkelt løsning forskellige steder.
Serveringen kræver mere udstyr, end man tror
Når rammerne er på plads, kommer borddækning og servering.
Det er ofte her, små mangler først opdages sent i processen. Der er måske tallerkener nok, men ikke vinglas. Bestikket rækker til middagen, men ikke til dessert. Eller der mangler fade og beholdere til selve serveringen.
Festudlejning kan derfor også handle om de mindre ting.
På Festgear findes blandt andet serviceudlejning med glas, bestik, porcelæn, fade og andet udstyr. Derudover rummer sortimentet køleskabe samt forskellige foodmaskiner som slushice- og popcornmaskiner.
Det kan være nyttigt at gennemgå festen måltid for måltid: Hvad skal gæsterne spise og drikke, og hvilket udstyr kræver det?
Ved at gøre det på den måde bliver det lettere at opdage mangler, før arrangementet står for døren.
Aktiviteter og praktiske detaljer skal passe til gæsterne
Det sidste område handler om det, der sker ud over måltidet.
Ved en børnefødselsdag kan en hoppeborg være relevant, mens andre fester måske har mere glæde af spil eller andre aktiviteter. Festudlejeren har blandt andet hoppeborge, mega bordfodbold og sumodragter til børn og voksne.
Der findes samtidig udstyr inden for lyd, lys og varme. Det kan især være relevant ved udendørs arrangementer, hvor temperaturen falder efter solnedgang, eller hvor festen fortsætter efter mørkets frembrud.
Når udstyret er valgt, skal leveringen også tænkes ind.
Virksomheden oplyser, at udlejningsprodukterne ved kollektiv levering typisk afleveres 1-4 hverdage før festen og hentes 1-4 hverdage efter. Prisen afhænger af postnummeret. Det er også muligt at afhente en bestilling efter aftale på adressen i Hårlev.
Det gør logistikken til en del af festplanlægningen. Der skal være plads til at modtage udstyret, og hvis et telt eller større inventar kommer nogle dage før arrangementet, skal man vide, hvor det skal stå.
En god fest behøver ikke være fyldt med udstyr. Det vigtigste er, at det udstyr, man vælger, løser et reelt behov. Når planlægningen deles op i rammer, siddepladser, servering og aktiviteter, bliver det lettere at prioritere og skabe et arrangement, hvor de praktiske detaljer understøtter festen i stedet for at fylde unødigt meget i dagene op til.
